東南アジア最後の秘境と呼ばれるラオス。そのラオス北部の都市、ウドムサイから綴る日本人のブログ。 PMCという特産品（クズやシナというラオスでも稀少な産品を素材に使った製品など）を扱うショップで、ボランティアとして日々何かしらに奮闘しています。
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PMCのスタッフは、やるべきことを上書きしていくのが苦手な印象です。
つまり、ひとつのことをやるようにお願いした後に、
それが終わらないうちに別のことをお願いすると、
最初にお願いしていたことが途中で終わっていつの間にか忘れ去られてしまうことが多いです。
特に、それがひとつふたつのうちはまだいいのですが、
3つくらいのto doが重なってしまうと、何をやるべきか分からなくなってしまいます。
ただし、ここ2年間の観察の結果、
複数のタスクがあったとしても、
「これが終わったら次はこっちをやってね」、というように優先順位をつけた仕事は割とこなしているように感じます。
そこから考えられるのは、
複数のタスクをこなすのが苦手というよりも、
増えたタスクを頭の中で、ひとつのto doリストに整理・まとめることができていないのだと思います。
私も頭の中でそれらを整理しきれなくなる時が多いのですが、
私は紙に書き出すことによってto doを整理しています。
おそらく人の記憶力というのは、押しなべて個人によってそこまで大差はないと思います。
ですので、to doが整理さえされていれば、
上書きされていくタスクにきちんと対応できると考えています。
現在の仕事への対応で言えば、
あるスタッフに別の何かをお願いして仕事を追加で増やしていかなければならない時には、
その新しい仕事を伝えるだけでは十分ではありません。
その時点でストックとして何のタスクがあるのかを整理し直す必要があるでしょう。
つまり、追加したタスクを相手に上書きで覚えていくように一方的にお願いしていくのではなく、
現状でこれを累積でお願いしているという、新たなto doリストを作成するようなことが必要だと考えています。
少し面倒になりますが、
こちらの整理にもなりますし、相手との再確認もできますので必要な行為だと思っています。
これは日々のto doの整理だけでなく、お客様のオーダーの管理でも有効です。
特に、リードタイムが長いので、その間に新たに同じお客様からオーダーをもらうこともよくあります。
そうした時に、確認の意味で現状の累積のオーダーをまとめると、
お客様も安心できると思いますし、こちらのオーダー担当のスタッフも抜かりなく仕事を進められやすくなります。
なかなか本人に自分からそういう風にやってくれと伝えるのは難しいですが、大事なことだと思いますので、なんとか習慣化できたらいいな、と勝手に思っています。
少なくとも、自分が仕事を振る時はそうやると、
ミス・失念のリスクを大きく減らせる方法だと感じています。
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